El propósito final de las métricas y los paneles de control no es proporcionar más información, sino proporcionar la información correcta a la persona adecuada en el momento adecuado, utilizando los medios correctos y de manera rentable.

A medida que la tecnología ha mejorado, también lo ha hecho la facilidad con la que se puede generar información y presentarla a la dirección y las partes interesadas. Hoy, todo el mundo parece preocupado por la sobrecarga de información. Desafortunadamente, el problema real es la sobrecarga no informativa. En otras palabras, hay demasiados informes inútiles que no se pueden leer fácilmente y que brindan demasiada información, gran parte de la cual puede no tener relevancia. Simplemente nos distrae de los problemas reales.

Las métricas insuficientes o ineficaces nos impiden comprender qué decisiones realmente debemos tomar. En las reuniones tradicionales de revisión de proyectos, se hace hincapié en un análisis detallado del cronograma y una revisión prolongada de la líneas de costes frente a los gastos reales. La discusión resultante y la explicación de las variaciones son con frecuencia pura conjetura. Los gerentes que están molestos por las preguntas de la dirección luego hacen ajustes que no solucionan los problemas pero limitan el tiempo que la dirección les interrogará en la próxima reunión de revisión.

Luego terminan tomando acciones que pueden ser contraproducentes para la finalización oportuna del proyecto y se ocultan los problemas reales.
No se puede corregir o mejorar algo que no se puede identificar y medir de manera eficaz. Sin métricas efectivas, los gerentes no responderán a las situaciones correctamente y terminarán reforzando acciones indeseables por parte del equipo del proyecto. Mantener al equipo del proyecto en la dirección correcta no se puede lograr fácilmente sin una identificación y medición efectivas de las métricas.

Cuando todo está dicho y hecho, nos preguntamos por qué tenemos estudios como el Informe del Caos, que nos ha demostrado durante los últimos 15 años que solo alrededor del 30 por ciento de los proyectos de TI se completan con éxito. Luego identificamos cientos de causas de por qué fallan los proyectos, pero descuidamos lo que ahora se reconoce como quizás la causa más importante: un fallo en la gestión de métricas.

La gestión de métricas debe abordarse en todas las áreas de conocimiento, especialmente la gestión de comunicaciones. Ahora estamos luchando por encontrar mejores formas de comunicarnos en proyectos. Nuestro enfoque hoy está en las necesidades únicas del receptor de la información. La necesidad de tomar mejores y más rápidas decisiones exige una mejor información. Los seres humanos tienen una variedad de formas en las que pueden absorber información. Debemos abordar todas estas formas en la selección de las métricas y el diseño de los cuadros de mando que transmiten esta información.

Las tres palabras más importantes en el vocabulario de una parte interesada son «tomar decisiones informadas«. Esta suele ser la intención de una gestión eficaz de las relaciones con las partes interesadas. Desafortunadamente, esto no se puede lograr sin un sistema de información eficaz basado en métricas significativas e informativas e indicadores clave de desempeño (KPI).

Con demasiada frecuencia compramos software de gestión de proyectos y confiamos a regañadientes en los generadores de informes, cuadros y gráficos para proporcionar la información necesaria, incluso cuando nos damos cuenta de que esta información no es suficiente o tiene un valor limitado. Incluso aquellas empresas que crean sus propias metodologías de gestión de proyectos olvidan considerar las métricas y los KPI que se necesitan para una gestión eficaz de las relaciones con las partes interesadas. Las decisiones informadas requieren información eficaz. Todos parecemos entender esto, sin embargo, solo en los últimos años hemos intentado hacer algo al respecto.

Durante décadas creímos que la única información que debía transmitirse al cliente y a las partes interesadas era la relacionada con el tiempo y el costo. Hoy, nos damos cuenta de que el verdadero estado del proyecto no se puede determinar únicamente por el tiempo y el costo. Cada proyecto puede requerir sus propias métricas e indicadores clave de rendimiento únicos. El futuro de la gestión de proyectos puede muy bien ser la gestión de proyectos impulsada por métricas.

El diseño de información finalmente ha alcanzado la mayoría de edad. Las comunicaciones efectivas son la esencia del diseño de información. Hoy en día, tenemos muchas pequeñas empresas que son especialistas en diseño de información empresarial. Las empresas más grandes pueden mantener su propio equipo de especialistas y llamar a estas personas diseñadores gráficos, arquitectos de la información o diseñadores de interacción. Estas personas mantienen su experiencia en la presentación visual de información tanto cuantitativa como cualitativa necesaria para la toma de decisiones informada.

Las comunicaciones tradicionales y el flujo de información siempre se han basado en tablas, gráficos e índices que, con suerte, fueron organizados correctamente por el diseñador. Hoy en día, los gráficos de información o datos combinan puntos, líneas, gráficos, símbolos, imágenes, palabras, números, sombras y una sinfonía de colores necesaria para transmitir el mensaje correcto con facilidad. Lo que sabemos con certeza es que los cuadros de mando y las métricas nunca son un fin en sí mismos. Pasan por una mejora continua y se actualizan constantemente. En un entorno de gestión de proyectos, cada receptor de información puede tener diferentes requisitos y puede solicitar información diferente durante el ciclo de vida del proyecto.